Organizzare un Evento in 10 mosse

Sarà un Evento Memorabile o da dimenticare ?

Organizzare un Evento è un’attività ricca di stimoli ed opportunità, tuttavia piena di imprevisti ed ostacoli per chi si avventura senza adeguata preparazione.

Vediamo insieme 10 mosse fondamentali per chi ha deciso di organizzare il suo Evento:

  1. OBIETTIVO, che sia una cena di beneficenza, un party mondano o uno spettacolo teatrale, il nostro Obiettivo deve essere chiaro, raggiungibile e misurabile, utilizzando un piano che consideri anche rischi ed imprevisti.
  2. BUDGET, preventivare tutti i costi da sostenere per l’Evento, curare la contabilità e se non si dispone di sufficienti risorse finanziarie o si ridimensionano i budget o si cercano investitori esterni.team Evento
  3. STAFF, organizzare Eventi è un lavoro di squadra, un organizzazione vincente ha seguaci e leader all’altezza del ruolo. Fare riunioni, chiarire gli obiettivi di ciascuno, ascoltare i consigli di tutti e condividere formazione.
  4. LOCATION, una terrazza a picco sul mare, un cortile dell’ 700, un castello medioevale , la location fa la differenza, tuttavia è possibile creare location removibili di copertura, arredi, allestimenti e decorazioni per tutti i gusti e per tutte le tasche.
  5. TARGET, un Evento non è per tutti, il target scelto sono giovani? famiglie? sono single? sportivi? Stabilito il target redigere una lista invitati. A seconda del target è bene coinvolgere leader, personaggi pubblici, autorità, giornalisti, politici, etc.
  6. STAGIONE, le stagioni condizionano tutta l’organizzazione, all’aperto o al chiuso? al mare o in collina? servizi, guardaroba, impianti di condizionamento. Valutare le previsioni meteo.Promuovere un Evento
  7. COMUNICAZIONE, stanziare un budget per comunicare l’Evento. Flyers, locandine, volantini, manifesti, inviti, siti web, social network, spot radio, video, ufficio stampa, partnership, sponsorizzazioni, metodi di comunicazione convenzionali e non.
  8. FORNITORI, scegliere accuratamente i propri fornitori, per evitare problemi affidarsi a fornitori qualificati in grado di darci i servizi nei tempi che desideriamo. La qualità del lavoro organizzativo dipende molto dalla qualità dei servizi e quindi dei fornitori.
  9. CATERING, ANIMAZIONI, SPETTACOLI, come per i fornitori, stabilita l’idea in base al target ed al tipo di evento, in caso non disponiamo di adeguata organizzazione interna è meglio delegare a professionisti servizi di catering o direzione artistica.
  10. FEEDBACK E SPUNTI PER IL FUTURO, il 100% non esiste ed è bene analizzare come si è svolto l’evento ed i pareri dei partecipanti, utili servizi foto e video e l’utilizzo dei social network, per analizzare l’Evento e migliorare nel futuro.

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